Подготовка документов к архивному хранению доклад

Posted on by Кира

Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией. При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний при наличии.

Требования и обязанности при заполнении реквизитов и хранения документов, подлинность и их копийность. Структурные подразделения и ведомственный архив. Формирование и хранение документов. Систематизация документов и их хранение. Организация текущего хранения документов. Обеспечение сохранности документов. Организация работы с документами. Порядок хранения дел на бумажных и магнитных носителях. Подготовка и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения.

Доклад Е.А. Плешковой о ключевых аспектах обеспечения хранения электронных документов в архиве

Система хранения информации. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Читать онлайн Скачать реферат. Справочно-информационная документация. Рассмотрим некоторые критерии.

Подготовка документов к архивному хранению доклад 653

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения: 1 постоянного хранения в государственных архивах; 2 временного хранения в ведомственном архиве свыше 10 лет ; 3 временного хранения до 10 лет ; 4 подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к Страницы: 1 2 3.

Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Сравнительный анализ Основных правил работы ведомственных архивов и Основны Принципы и критерии оценки ценности документов История развития российской теории экспертизы ценности.

Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов.

Подготовка документов к архивному хранению доклад 9677

Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение. Документирование и делопроизводство в ООО "Автоэлемент" Общая характеристика и направления деятельности ООО "Автоэлемент", особенности организации документооборота на данном предприятии.

Порядок оформления и составления различных документов, их информационная и компьютерная поддержка, пути оптимизации. Организация хранения документации в организации Процесс накопления и хранения информации в организации. Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел. Систематизация отдельных категорий документов. Обработка подготовка документов к архивному хранению доклад для последующего хранения и использования. Сдача дел в ведомственный архив. Оформление дел в деловодстве Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.

При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

131284

Организация хранения документов и обеспечение их сохранности Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:.

Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм.

Кроме того, архив должен надежно охраняться с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией. Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода.

Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. Безусловно, в интересах компании - создать этим бумагам условия для длительного хранения в целом и невредимом состоянии. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

Удостоверение фактов нотариусом реферат34 %
Реферат химия и производство1 %

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций.

Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Сколько стоит написать твою работу?

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия ЭК организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми подготовка документов к архивному хранению доклад документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК ЭК организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией ЭПК государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации.

Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем. При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в подготовка документов к архивному хранению доклад сроками хранения.

Подготовка документов для хранения в архиве Общие положения. Экспертизы ценности документа, принципы, критерии Принципы, критерии происхождения, содержания, внешних особенностей и этапы проведения определение сроков хранения и их корректирование при передаче в ведомственных архив экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и подготовка документов к архивному хранению доклад на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения до 10 лет включительно. Описи дел постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного свыше 10 лет срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Опись является учетным документом и основной частью научно — справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия. На дела подготовка документов к архивному хранению доклад, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу составляются эссе по английскому сша описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным до 10 лет включительно сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января года. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше 10 лет срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив.

Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному подготовка документов к архивному хранению доклад.

Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

3971360

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел.

Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив.

В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Методика и критерии оценки ценности документов. На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация ОРД , применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации: — организационные документы; — распорядительные документы; информационно - справочные документы. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков.

3 comments